Rekisteriseloste

Rekisteriseloste
27.5.2019

Rekisterinpitäjä

Lakeuden Optiikka Oy
Linnukkatie 6, 91900 Liminka
p.08 522 0224
myymala@lakeudenoptiikka.fi

yhteyshenkilö rekisterin ylläpitoasioissa Seija Pihkakoski (seija@lakeudenoptiikka.fi)

Rekisterin nimi

Yritys pitää yllä yhtä asiakas- ja potilastietorekisteriä. Asiakas- ja potilastietorekisteri on keskitetysti ylläpidetty Promeda-nimisessä atk-ohjelmassa.

Yrityksen ajanvarausrekisterin palvelun tuottaa Note Shot Oy.

Lisäksi yritys pitää yllä asiakassuhteenhoitoa ja markkinointia varten uutiskirjeen postituslistaa, jonka palvelun tuottaa Mailchimp.

Verkkokaupan tuottaa MyCashFlow.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Optikkoliikkeen ja silmälääkärin vastaanoton asiakas- ja potilasrekisterin käyttötarkoitus on asiakkaiden henkilö- ja yhteystietojen, silmien ja muun terveydentilan sekä asiakkaan terveyden- ja sairaudenhoitoon liittyvien havaintojen ja tutkimustulosten sekä hoitosuunnitelmatietojen tallentaminen, seuranta sekä niistä syntyvien tietojen käsittely. Perusteena rekisterin pitämiselle on lain vaatimukset sekä asiakas- ja potilassuhde.

Uutiskirjeen postituslistan tietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hoito ja asiakkaiden tiedottaminen tuoteuutuuksista ja tapahtumista. Postituslistaa käytetään myös tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseen asiakkaan suostumuksella. Asiakas voi perua suostumuksensa aina halutessaan klikkaamalla uutiskirjeen Peru tilaukseni -painiketta.

Yllä mainittujen rekisterien avulla tapahtuu myös asiakkaiden tilausten ja ostotapahtumien käsittely sekä taloushallintoon liittyvät toiminnot. Rekisterejä käytetään myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnitteluun ja tilastointiin.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena olevat lainkohdat:

  • Arkistolaki 1994/831
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä kasittelystä 2007/159
  • Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
  • Henkilötietolaki 1999/523
  • Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 1994/559
  • Laki yksityisestä terveydenhuollosta 1990/152

Rekisterin sisältö

Asiakasrekisterissä ovat henkilön perustiedot, mm. nimi, syntymäaika/henkilötunnus, sukupuoli, osoitetiedot ja puhelinnumerot, tarvittaessa tietoa ammatista, työnantajasta ja vakuutusyhtiöstä. Rekisteristä käyvät ilmi myös asiakkaan antamat suostumukset tietojen siirrolle.

Asiakasrekisteriin kuuluvissa optikko-, silmälasi-, piilolasi-, esitieto- ja lääkärikortissa on tietoa mm. asiakkaan silmälaseista, silmien ja muun terveydentilan tutkimustiedot, tiedot määrätyistä ja myydyistä silmälaseista, lääkkeistä, tutkimuksista ja hoidoista. Asiakasrekisteriin merkitään myös tiedot hoitosuunnitelmista, todistuksista ja muista lomakkeista sekä kyseisten merkintöjen tekijöiden nimi, asema ja merkintöjen laadinnan ajankohta.

Rekisteriin tallentuu myös tuotteiden ja palveluiden veloitukseen liittyvää talousaineistoa.

Uutiskirjeen postituslistan rekisteriin asiakas antaa omalla suostumuksellaan nimensä, sähköpostiosoitteensa ja syntymäaikansa (vain päivä/kk). Lisäksi asiakas antaa suostumuksensa erityyppisen markkinoinnin toteuttamiselle. Asiakas voi aina halutessaan perua suostumuksensa painamalla uutiskirjeen Peru tilaukseni -painiketta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä olevat tiedot ovat asiakkaan itsensä luovuttamia tietoja. Henkilö- ja yhteystietojen oikeellisuus tarkistetaan kunkin asiakaskäynnin yhteydessä. Yhteystietoja saatetaan päivittää esim. Postin tietopalvelujen kautta.

Henkilötietorekisteriin kuuluvissa optikko-, silmälasi-, piilolasi-, esitieto- ja lääkärikorteissa ovat asiakkaan luovuttamien tietojen lisäksi rekisterin pitäjän itsensä omalla toiminnallaan tuottamat tiedot, kuten näöntutkimuksen tulokset.

Asiakkaalta voidaan ottaa kirjallinen suostumus tietojen tallentamiseen ja käsittelemiseen. Suostumuksen yhteydessä asiakasta informoidaan tarvittavassa laajuudessa tietojen käsittelystä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan tietoja luovutetaan henkilölle itselleen, ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä. Ulkopuoliselle taholle tietoja siirretään vain asiakkaan henkilökohtaisesti antamalla kirjallisella luvalla.

Tietoja on luovutettava viranomaisille tietyissä laissa erikseen mainituissa tilanteissa.

Tietoja voidaan luovuttaa Kelan ylläpitämään Kanta-järjestelmään laissa ja asetuksissa määrätyn mukaisesti.

Tietojen luovutus asiakkaalle tai ulkopuolisille tapahtuu paperitulosteina.

Markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon liittyvään informointiin tietoja voidaan käyttää lain antamien mahdollisuuksien, sekä asiakkaan antaman suostumuksen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Uutiskirjeen postituslistan tietoja saatetaan käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella, mutta rekisterin käsittelijän (mailchimp) kanssa on tehty sopimus, joka noudattaa GDPR:n periaatteita.

Rekisterin suojauksen perusteet

Asiakasrekisterin tiedot ovat potilastietojen osalta salassa pidettäviä. Tietoja voi käsitellä vain hoitoon kulloinkin osallistuvat henkilöt ja heidän avustajansa. Tietoja saa käsitellä vain asiakas ja hoitosuhteeseen liittyen ja tehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Manuaalinen aineisto:

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukittavissa arkistoissa, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus.

Sähköisesti tallennetut tiedot:

Promeda -ohjelmiston asiakasrekisterin sisältävä tietokanta sijaitsee fyysisesti Lakeuden Optiikka Oy:n tiloissa olevalla palvelinkoneella. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu sähköisellä käyttöoikeudella. Käyttäjät kirjautuvat ohjelmistoon henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla tai VRK:n myöntämällä sähköisellä terveydenhuollon varmenteella. Yrityksen tietoturva-asioista vastaava henkilö määrittelee rekisterin manuaalisten ja sähköisten tietojen käyttöoikeudet työtehtävien mukaan. Järjestelmä pitää tietojen käsittelystä tarkkaa sisäistä lokia, josta käy ilmi käyttäjä- ja potilaskohtaisesti tiedot, joita käyttäjä on katsonut tai muokannut. It-ympäristö on määritelty tietoturvalliseksi ja it-laitteet on fyysisesti suojattu.

Tarkastusoikeus ja oikeus tulla unohdetuksi

Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä osoitteeseen Lakeuden Optiikka Oy, Linnukkatie 6 91900 Liminka. Rekisterin pitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan. Asiakasrekisteristä on mahdollisuus poistua ilman seuraamuksia seuraavien lakikohtien mukaisesti:

  • Arkistolaki 1994/831
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
  • sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
  • Henkilötietolaki 1999/523

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi uutiskirjeen postituslista rekisteristä kirjallisella pyynnöllä, joka osoitetaan yllä olevaan osoitteeseen.

Ostoskorisi on tyhjä

Toimitusehdot

Voimassa alkaen 01.10.2018 lähtien.

Yleistä verkkokaupasta

Verkkokaupan tuotteita myy Lakeuden Optiikka Oy, Y-tunnus 2160837-3. Myymme tuotteita täysi-ikäisille yksityishenkilöille Suomeen ja EU-alueelle. Tuotteiden hinnat sisältävät arvonlisäveron. Pidätämme oikeuden hintojen ja toimituskulujen muutoksiin.

Tilaaminen

Tuotteet tilataan pääsääntöisesti Lakeuden Optiikan verkkokaupasta, osoitteesta https://lakeudenoptiikka.mycashflow.fi/. Kaikki tilaukset vahvistetaan sähköpostilla, jossa ilmoitetaan tilauksen hinta, toimituskulut sekä tilatut tuotteet. Tilausvahvistuksen saaminen edellyttää sähköpostiosoitteen ilmoittamista tilauksen yhteydessä.

Asiakas sitoutuu jokaisen tilauksen yhteydessä voimassa oleviin toimitusehtoihin.

Maksutavat

Lakeuden Optiikan verkkokauppa tarjoaa yleisimmät maksutavat turvallisesti Klarna Checkoutin kautta.

Osta nyt, maksa myöhemmin! Kun valitset maksutavaksi Klarna-laskun, asiointisi on turvallista ja helppoa.

  • Saat tilaamasi tuotteet aina ennen kuin maksat niitä
  • Maksuaika on 14 vuorokautta*
  • Sinun ei tarvitse antaa maksukorttitietoja
  • Voit tarkastella laskua osoitteessa klarna.fi

Jos olet kuluttaja, sinulla on myös kuluttajansuojalain mukainen 14 vuorokauden palautusoikeus. Huomaathan, että palautusoikeus ei koske kaikkia tuotteita ja palveluja, kuten esimerkiksi lentomatkoja, tiettynä ajankohtana tarjottavia vapaa-ajanpalveluja tai vaatimustesi mukaan valmistettuja tai muunneltuja tavaroita.

Kun valitset maksutavaksi laskun, Klarna maksaa ostohetkellä tilauksen hinnan verkkokaupalle, ja oikeus saatavaan siirtyy Klarnalle. Jos maksu myöhästyy, Klarna veloittaa muistutusmaksun 5,00 € ja viivästyskorkoa korkolain mukaan.

Klarna tarkistaa ostohetkellä tilaajan luottokelpoisuuden, mikä joissain tapauksissa voi tarkoittaa myös luottotietojen tarkistamista.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain mukaisesti. Klarna käyttää henkilötietoja asiakasanalyysien tekemiseen, henkilön tunnistamiseen, luottokelpoisuusarviointiin ja markkinointitarkoituksiin. Henkilötunnusta käytetään kuluttajan asiakasnumerona asiakashallinnollisista syistä.

Voit maksaa myös Klarna Checkoutin kautta verkkomaksuna suoraan.

Toimitusaika

Piilolinsseissä ja varastotuotteissa toimitusaika on noin 1-2 viikkoa. Tilauksesta värjättävien piilolinssien toimitusaika on hieman pidempi, noin 3-4 viikkoa. Joidenkin tilaustuotteiden kohdalla on mahdollista että tuotetta ei saa enää valmistajilta. Tällöin otamme yhteyttä asiakkaaseen ja palautamme maksun välittömästi.

Toimitustapa ja toimituskulut

Tuotteet toimitetaan koosta riippuen ensisijaisesti kotiin postilaatikkoon tai lähimpään postitoimistoon. Toimituskulut sisältävät maksuliikenteen kulut sekä posti- ja pakkauskulut. Toimituskulut vaihtelevat pakkauksen koon mukaan. Jälkitoimituksista emme peri ylimääräistä toimituskulua.

Vaihto- ja palautusehdot

Asiakkaalla on Suomen kuluttajansuojalain mukainen 14 päivän vaihto- ja palautusoikeus. Palautusoikeus koskee vain alkuperäispakkauksessa olevia käyttämättömiä ja myyntikelpoisia tuotteita. Peruuttamisoikeus ei koske muun muassa kuluttajan vaatimusten mukaisesti valmistettua tai muunneltua tai selvästi henkilökohtaisia tarpeita vastaavaksi tehtyä tavaraa, esimerkiksi tilauksesta värjättyjä piilolinssejä.

Postin palautustunnuksemme on 632812.

Liitä palautuksen mukaan seuraavat tiedot:

nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi pankkitilinumerosi kopio tilausvahvistuksesta

Palautusosoite:

Lakeuden Optiikka Oy
Linnukkatie 6
91900 LIMINKA

Palautustunnus: 632812

Emme vastaanota palautuksia yli 14 vrk kuluttua toimituksesta. Kun palautus on hyväksytty, rahat palautetaan suoraan tilillesi palautuksen vastaanoton ja käsittelyn jälkeen.
Ongelmatilanteet kuljetuksessa sekä viallisten tuotteiden osalta

Mikäli tuote on kadonnut kuljetuksen aikana, vioittunut tai asiakkaalle on toimitettu väärä tuote, tulee asiakkaan ilmoittaa virheestä välittömästi osoitteeseen myymala(a)lakeudenoptiikka.fi tai postitse:

Lakeuden Optiikka Oy
Linnukkatie 6
91900 LIMINKA

Ilmoitus virheellisestä toimituksesta tai viallisesta tuotteesta on tehtävä 14 päivän sisällä tuotteen vastaanottamisesta. Jos paketti on vioittunut postissa, on tuotteesta tehtävä välittömästi reklamaatio postiin.
Piilolinssien tilaaminen

Tilatessasi piilolinssejä, sinulla tulee olla optikon tai silmälääkärin myöntämä lupa käyttää tilaamiasi linssejä. Sinun tulee myös osata käyttää ja hoitaa piilolinssejä asianmukaisella tavalla. Tehdessäsi tilauksen vakuutat että olet saanut luvan piilolinssien käytölle ja omaat tarvittavat taidot niiden käyttämiseksi ja hoitamiseksi.

Piilolinssien turvallisen käytön edellytyksenä on säännöllinen silmien tarkastus piilolinssioptikolla tai silmälääkärillä. Piilolinssioptikko tai silmälääkäri määrittää sinulle oikean tarkastusvälin. Tilaamalla vakuutat että käyt säännöllisesti silmien tutkimuksissa. Jos piilolinssien käyttö aiheuttaa ongelmia näkemisessä tai epänormaaleja oireita silmissä, keskeytä linssien käyttö heti ja ota yhteys optikkoosi tai silmälääkäriisi. Lakeuden Optiikka Oy ei ole vastuussa linssien käytön aiheuttamista ongelmista.

Alle 18 -vuotiailla tilaajilla tulee olla huoltajan suostumus tilaamiselle. Hyväksymällä nämä tilaus ja toimitusehdot alle 18 –vuotias tilaaja vakuuttaa että hänellä on huoltajan suostumus tilaukselle.
Muuta

Pidätämme oikeuden muuttaa toimitusehtojamme. Asiakkaan on ennen tilaustaan tutustuttava kulloinkin voimassa oleviin toimitusehtoihin. Kaikki asiakastiedot käsitellään luottamuksella vain Lakeuden Optiikka Oy:n sisällä.